AUXILIAR ADMINISTRATIVO - EVENTOS

1. MISIÓN DEL PUESTO

Brindar soporte administrativo y operativo para la gestión, control y atención de los espacios asignados a Servicios para Eventos, particularmente Salas de Invitados, Auditorio y Centro de Exposiciones, asegurando su adecuada programación, disponibilidad, apertura, entrega, seguimiento y cierre, así como el control de los recursos, mobiliario, equipo y servicios necesarios para su funcionamiento, contribuyendo a una atención eficiente y oportuna a los usuarios.

4. FUNCIONES PRINCIPALES:

• Da seguimiento a las condiciones operativas de los espacios bajo su responsabilidad, mediante recorridos, verificaciones y comunicación con las áreas involucradas, con el fin de identificar oportunamente necesidades de mantenimiento, limpieza, mobiliario, equipo o servicios que puedan afectar el desarrollo de las actividades.
  
  
• Valida las reservaciones de espacios (Salas de Invitados, Auditorio y Centro de Exposiciones), mediante el registro, seguimiento y actualización de las solicitudes de uso, con el fin de asegurar una programación ordenada y evitar conflictos de disponibilidad.
• Coordina la apertura, entrega y cierre de espacios (Salas de Invitados, Auditorio y Centro de Exposiciones), verificando las condiciones del espacio antes y después de su utilización, con el fin de garantizar que los espacios se encuentren disponibles y en condiciones adecuadas para el desarrollo de las actividades y eventos.
  
  
• Atiende a los usuarios durante el uso de las Salas de Invitados, proporcionando orientación y seguimiento a sus requerimientos, con el fin de facilitar el adecuado funcionamiento de los espacios y brindar una atención oportuna.
  
  
• Gestiona los suministros requeridos para las Salas de Invitados, mediante la elaboración y seguimiento de solicitudes de compra, con el fin de garantizar la disponibilidad oportuna de los insumos necesarios para su operación.
  
  
• Controla el inventario de cristalería, equipo y mobiliario de las Salas de Invitados y espacios para eventos, mediante registros y verificaciones físicas, con el fin de asegurar la disponibilidad, conservación y uso adecuado de los recursos asignados.
  
  
• Apoya en eventos AA y AAA, en colaboración con los enlaces de escuelas y áreas para asegurar que se lleven a cabo de manera  eficiente cumpliendo con los protocolos y lineamientos institucionales, logrando así un buen desarrollo y conclusión de los mismos.
  
  
• Coordina a los becarios a su cargo, mediante la distribución y seguimiento de actividades, con el fin de apoyar el cumplimiento de las tareas operativas y administrativas asignadas.

NIVEL MÍNIMO DE ESTUDIO Y ÁREA(S) DE ESTUDIO:

EXPERIENCIA LABORAL

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS Y/O CERTIFICACIONES

IDIOMAS NECESARIOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO

DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR:

9. PERFIL DE COMPETENCIAS

10. OTROS REQUISITOS

Event planner u Organización de Eventos