SECRETARIA DE DIRECCIÓN

MISIÓN DEL PUESTO

Brindar apoyo administrativo, operativo y organizacional a la dirección, asegurando una gestión eficiente de la agenda, la comunicación, la documentación y el seguimiento de actividades, con la finalidad de contribuir al cumplimiento oportuno de los objetivos del área bajo estándares de calidad, confidencialidad y servicio institucional.

FUNCIONES PRINCIPALES:

• Gestionar y coordinar la agenda de la dirección, organizando reuniones, citas, eventos y seguimiento de compromisos para asegurar el cumplimiento oportuno de las actividades del área.
• Elaborar, revisar y dar seguimiento a documentos administrativos, oficios, reportes, presentaciones y correspondencia, garantizando la correcta gestión y control de la información.
• Atender y canalizar llamadas, correos electrónicos y visitas internas o externas, proporcionando información y orientación de manera cordial y eficiente.
• Dar seguimiento a solicitudes, acuerdos y pendientes de la dirección con las diferentes áreas de la institución, para asegurar la continuidad operativa y administrativa.
• Administrar y resguardar archivos físicos y digitales, manteniendo actualizada la documentación y garantizando la confidencialidad de la información.
• Apoyar en la logística y coordinación de reuniones, eventos y actividades institucionales, asegurando la correcta organización de recursos y materiales requeridos.
• Elaborar controles administrativos, bases de datos, reportes e indicadores solicitados por la dirección, para facilitar la toma de decisiones y el seguimiento operativo.
• Gestionar requisiciones, suministros y control de materiales de oficina, verificando el uso adecuado de los recursos asignados al área.
• Realizar trámites administrativos internos y externos relacionados con los procesos del área, asegurando el cumplimiento de lineamientos y tiempos establecidos.
• Mantener comunicación constante y efectiva con colaboradores, proveedores y usuarios internos o externos, fortaleciendo la atención y el servicio del área.

NIVEL MÍNIMO DE ESTUDIO Y ÁREA(S) DE ESTUDIO:

EXPERIENCIA LABORAL

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS Y/O CERTIFICACIONES

COMPETENCIAS