SECRETARIA DE DIRECCIÓN (DEFENSORÍA)

MISIÓN DEL PUESTO

Ejecutar y dar soporte a las actividades administrativas y operativas de la Dirección, mediante la gestión eficiente de agendas, documentación, atención a usuarios y control de procesos internos, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos institucionales bajo estándares de calidad, servicio, confidencialidad y mejora continua.

FUNCIONES PRINCIPALES:

• Administrar la agenda de la persona titular de la Defensoría, coordinando citas, reuniones, comparecencias, sesiones de mediación y demás actividades institucionales, con la finalidad de asegurar el seguimiento oportuno de los asuntos del área.
• Brindar atención inicial, presencial, telefónica y por medios electrónicos, a las personas usuarias de la Defensoría, proporcionando información general sobre el servicio, orientando sobre requisitos básicos y canalizando las solicitudes conforme a los procedimientos institucionales.
• Integrar, organizar, actualizar, digitalizar y resguardar expedientes físicos y electrónicos de los asuntos atendidos por la Defensoría, asegurando el control documental, la localización de información y la confidencialidad de los datos.
• Registrar, actualizar y dar seguimiento administrativo a los asuntos de la Defensoría en los controles, bases de datos o sistemas institucionales autorizados, incluyendo fechas de recepción, estatus, actuaciones, reuniones y cierre de asuntos.
• Elaborar, revisar y dar formato a oficios, correos institucionales, minutas, constancias, reportes, solicitudes y demás documentos administrativos requeridos por la Defensoría, cuidando la redacción, presentación y confidencialidad de la información.
• Apoyar en la logística, preparación de espacios, integración de materiales y control de asistencia para reuniones, sesiones de trabajo, mediaciones, capacitaciones o actividades institucionales de la Defensoría.
• Administrar los insumos, papelería y materiales de oficina asignados a la Defensoría, realizando controles periódicos de inventario y gestionando oportunamente las solicitudes de reposición necesarias para la operación del área.

NIVEL MÍNIMO DE ESTUDIO Y ÁREA(S) DE ESTUDIO:

EXPERIENCIA LABORAL

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS Y/O CERTIFICACIONES

COMPETENCIAS

OTROS REQUISITOS

Actitud de servicio
Discreción y manejo de información confidencial
Disponibilidad para realizar actividades administrativas y de apoyo operativo
Adaptabilidad a procesos institucionales