AUXILIAR ADMINISTRATIVO (ACOMPAÑAMIENTO)

MISIÓN DEL PUESTO

Brindar soporte administrativo, secretarial y operativo a la Dirección de Acompañamiento, mediante la gestión de agenda, información, documentación, reuniones, comunicaciones y requerimientos del área, así como el seguimiento oportuno de trámites y acuerdos, para facilitar la operación cotidiana de la Dirección y contribuir al cumplimiento eficiente de sus objetivos, asegurando una atención profesional, organizada y confidencial de acuerdo con los lineamientos de la institución.

FUNCIONES PRINCIPALES:

• Brindar apoyo administrativo y secretarial a la Dirección de Acompañamiento, atendiendo y dando seguimiento a solicitudes, documentación, comunicaciones y actividades asignadas, para facilitar la operación eficiente del área.
• Gestionar y mantener actualizada la agenda de la Dirección, coordinando reuniones, citas, actividades y compromisos, así como realizando las confirmaciones y recordatorios correspondientes, para favorecer la organización y cumplimiento oportuno de las actividades programadas.
• Coordinar la logística de reuniones y actividades de la Dirección, realizando convocatorias, reservación de espacios, preparación de materiales y demás requerimientos necesarios, para asegurar su adecuada ejecución.
• Recibir, registrar, elaborar, organizar y archivar documentación física y digital, verificando su correcta integración, clasificación y resguardo, para mantener información actualizada, accesible y disponible para su consulta.
• Dar seguimiento administrativo a acuerdos, solicitudes, trámites y pendientes de la Dirección, manteniendo controles y comunicando oportunamente su avance, para favorecer el cumplimiento de compromisos y fechas establecidas.
• Atender y canalizar llamadas, correos, mensajes, visitantes y solicitudes de estudiantes, profesores, colaboradores y usuarios, proporcionando orientación inicial y dirigiendo cada requerimiento con la persona o área correspondiente, para brindar una atención ágil y profesional.
• Elaborar y actualizar reportes, bases de datos, presentaciones, minutas, comunicados y documentos administrativos, recopilando y organizando la información requerida, para apoyar el seguimiento y toma de decisiones de la Dirección.
• Apoyar en la gestión de requerimientos administrativos del área, incluyendo solicitudes de materiales, comprobaciones, trámites, requisiciones y seguimiento con otras áreas de la institución, para contribuir a la disponibilidad oportuna de los recursos necesarios.
• Apoyar en la organización logística de eventos, reuniones, sesiones y actividades de Acompañamiento, coordinando espacios, materiales, participantes y requerimientos operativos, para contribuir al adecuado desarrollo de las actividades.
• Mantener comunicación y coordinación con las diferentes áreas de la institución, transmitiendo información, solicitando documentación y dando seguimiento a requerimientos por indicación de la Dirección, para facilitar la atención de asuntos interdepartamentales.
• Manejar con estricta confidencialidad la información y documentación a la que tenga acceso, especialmente aquella relacionada con estudiantes, colaboradores y asuntos propios de la Dirección, para asegurar la protección y adecuado tratamiento de información sensible.
• Apoyar en proyectos y actividades especiales de la Dirección, realizando las gestiones administrativas, documentales y logísticas requeridas, para contribuir al cumplimiento de los objetivos del área.

NIVEL MÍNIMO DE ESTUDIO Y ÁREA(S) DE ESTUDIO:

COMPETENCIAS

REQUISITOS

Experiencia

• Experiencia en actividades administrativas, secretariales, recepción, asistencia de oficina o atención a usuarios, preferentemente en instituciones educativas o áreas de servicio.
• Experiencia en manejo de agenda, coordinación de reuniones, atención de llamadas y correos, recepción de visitantes y seguimiento de solicitudes.
• Experiencia en elaboración, recepción, organización, archivo y control de documentación física y digital.
• Experiencia en seguimiento de trámites, pendientes, solicitudes y actividades administrativas, procurando el cumplimiento oportuno de fechas y requerimientos.
• Experiencia en atención y servicio a usuarios internos y externos, brindando orientación y canalización de solicitudes.
• Deseable experiencia en apoyo logístico para reuniones, eventos y actividades institucionales.

Conocimientos

• Manejo de Microsoft Office y/o Microsoft 365, principalmente Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams.
• Manejo de correo electrónico, calendarios digitales, videoconferencias y herramientas de colaboración.
• Conocimientos básicos de Excel para captura, organización, filtros y seguimiento de información.
• Conocimiento de archivo, control documental y organización de expedientes físicos y digitales.
• Conocimientos de redacción, ortografía y elaboración de documentos administrativos, comunicados, minutas y correos.
• Conocimientos básicos de organización de reuniones, manejo de agenda y seguimiento de compromisos.
• Manejo de equipos y herramientas de oficina.
• Nociones de protección de datos, confidencialidad y manejo responsable de información.
• Deseable conocimiento o facilidad para utilizar sistemas institucionales y herramientas digitales administrativas.