ASISTENTE DE OPERACIÓN ACADÉMICA

MISIÓN DEL PUESTO

Brindar soporte en la operación y seguimiento de los procesos académicos, administrativos y logísticos de los programas educativos, mediante la gestión oportuna de información, documentación, indicadores y requerimientos académicos, para contribuir al cumplimiento de los objetivos, la calidad de los programas y la adecuada atención de estudiantes, profesores y autoridades, de acuerdo con la normatividad y lineamientos establecidos por la institución.

FUNCIONES PRINCIPALES:

• Apoyar en la operación y seguimiento de los programas académicos, gestionando información, documentación, requerimientos y actividades académico-administrativas, para contribuir al cumplimiento oportuno de los objetivos y calendarios establecidos.
• Dar seguimiento a los procesos académicos relacionados con estudiantes y profesores, atendiendo solicitudes, recopilando información y canalizando requerimientos con las áreas correspondientes, para favorecer una operación académica ágil y una adecuada experiencia de servicio.
• Integrar, actualizar y resguardar información y documentación académica, manteniendo expedientes, bases de datos, evidencias y registros completos y confiables, para facilitar su consulta y asegurar la trazabilidad de los procesos.
• Apoyar en el seguimiento de indicadores académicos y operativos, recopilando, validando y organizando información para la elaboración de reportes, tableros y análisis, con el propósito de proporcionar información confiable para la toma de decisiones.
• Colaborar en los procesos de evaluación, acreditación y aseguramiento de la calidad de los programas académicos, integrando evidencias, documentación e información requerida, para contribuir al cumplimiento de estándares institucionales y de organismos externos.
• Apoyar en los procesos de actualización y mejora de planes y programas de estudio, recopilando información, gestionando documentación y dando seguimiento a los requerimientos establecidos, para contribuir a mantener una oferta académica pertinente y actualizada.
• Dar seguimiento a calendarios, entregables y compromisos académico-administrativos, identificando pendientes y comunicando oportunamente desviaciones o necesidades de atención, para favorecer el cumplimiento de los procesos en los tiempos establecidos.
• Brindar atención y orientación a estudiantes, profesores y usuarios internos, proporcionando información clara y canalizando solicitudes de acuerdo con los procedimientos establecidos, para contribuir a una experiencia de servicio eficiente y resolutiva.
• Apoyar en la organización logística de actividades académicas, tales como reuniones, evaluaciones, eventos, sesiones, visitas o actividades especiales, coordinando los requerimientos necesarios para su adecuada ejecución.
• Utilizar sistemas institucionales, herramientas digitales y soluciones tecnológicas para la gestión académica, asegurando la captura, actualización y consulta correcta de información, para incrementar la eficiencia y confiabilidad de los procesos.
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos académico-administrativos, proponiendo alternativas de simplificación, digitalización y automatización, incluyendo el uso responsable de herramientas de inteligencia artificial cuando resulte pertinente, para contribuir a una operación más eficiente.
• Participar en proyectos y actividades de mejora continua del área, colaborando con diferentes equipos y dando seguimiento a los acuerdos establecidos, para contribuir al cumplimiento de los objetivos académicos e institucionales.
• Asegurar la confidencialidad y adecuado manejo de la información académica y personal, aplicando los lineamientos institucionales y disposiciones correspondientes, para proteger la integridad y privacidad de la información.

NIVEL MÍNIMO DE ESTUDIO Y ÁREA(S) DE ESTUDIO:

IDIOMAS NECESARIOS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO

COMPETENCIAS

REQUISITOS

Experiencia

• Experiencia en procesos académico-administrativos, control escolar, servicios escolares, coordinación académica, gestión educativa, administración o áreas afines, preferentemente en instituciones de educación superior.
• Experiencia en seguimiento y control de procesos, calendarios, documentación, expedientes, bases de datos y entregables, asegurando el cumplimiento de fechas y lineamientos establecidos.
• Experiencia en atención y seguimiento a estudiantes, profesores, autoridades académicas y usuarios internos, con enfoque de servicio y resolución de requerimientos.
• Experiencia en la integración, validación, análisis y presentación de información, elaboración de reportes y seguimiento de indicadores.
• Experiencia deseable en procesos de calidad académica, acreditaciones, evaluación de programas, actualización curricular o integración de evidencias.
• Experiencia deseable en digitalización, automatización o mejora de procesos administrativos y colaboración con equipos multidisciplinarios.

Conocimientos

• Conocimiento de procesos académico-administrativos y operación de programas educativos, preferentemente en educación superior.
• Manejo avanzado de Microsoft Excel, incluyendo fórmulas, tablas dinámicas, filtros, cruces de información, validación y análisis de datos.
• Manejo de Microsoft 365 y/o Google Workspace para gestión documental, comunicación, colaboración y seguimiento de actividades.
• Conocimiento de bases de datos, indicadores, elaboración de reportes y visualización de información para seguimiento y toma de decisiones.
• Manejo deseable de Power BI u otras herramientas de análisis y visualización de datos.
• Conocimiento y uso de Inteligencia Artificial Generativa y herramientas de automatización aplicadas a productividad, análisis de información, documentación y optimización de procesos, considerando criterios de confidencialidad y uso responsable.
• Manejo de sistemas de gestión académica, ERP, CRM, LMS o plataformas institucionales, según las necesidades del área.
• Conocimiento de gestión documental, control de expedientes, protección de datos y manejo confidencial de información.
• Nociones de indicadores académicos, aseguramiento de la calidad, acreditaciones, normatividad educativa y mejora continua.
• Conocimiento de herramientas y metodologías para organización, seguimiento de proyectos, gestión del tiempo y control de actividades.
• Inglés B1 deseable, principalmente para consulta de información, plataformas y documentación.

Certificaciones deseables

• Certificación o formación avanzada en Microsoft Excel y/o Microsoft Office Specialist (MOS).
• Formación o certificación en Power BI, análisis de datos o visualización de información.
• Formación en Inteligencia Artificial Generativa, automatización de procesos y herramientas digitales de productividad.
• Certificaciones o cursos en gestión de proyectos, metodologías ágiles, mejora continua o gestión de procesos.
• Formación en calidad educativa, acreditaciones, gestión académica, protección de datos o servicio al usuario, de acuerdo con las necesidades del puesto.